Funcionalidad
Usuarios
El módulo de catalogación colaborativa funciona para tres clases de perfiles:
Gestores: los gestores tienen un perfil especializado, con el que pueden gestionar todo el árbol de fondos: reorganizar la estructura de carpetas, mover recursos de un fondo a otro, eliminar, cargar y modificar recursos de manera masiva, etc. Adicionalmente, los gestores tienen la posibilidad de gestionar las listas para los formularios; y pueden realizar seguimiento a la labor realizada por cada uno de los catalogadores. Es el usuario que desarrolla toda la labor de gestión documental del proyecto.
Catalogadores: los catalogadores son los usuarios que tienen un perfil a través del cual crean y modifican recursos. Lo primero, lo hacen a través del formulario de carga, donde suben el archivo, lo clasifican en un fondo y le agregan toda la metadata que lo describe y cataloga; lo segundo, lo hacen a través de la navegación por el árbol de fondos, donde pueden seleccionar un recurso y editar su metadata.
Usuarios: los usuarios son aquellas personas que pueden buscar información navegando a través del árbol de fondos; no son catalogadores ni gestores, pero pueden, de manera colaborativa, aportar a la metadata a partir de unos pocos campos cerrados.
Tareas que el sistema proporciona
1) Catalogador gestor.
La interfaz de catalogador gestor es la funcionalidad dentro del módulo que permite toda la labor que realizan los gestores. Es decir, a partir de allí los gestores pueden acceder a todo el árbol de fondos, o estructura de carpetas, el cual pueden reestructurar eliminando, moviendo o creando fondos (y/o modificando sus respectivos metadatos); pueden visualizar, a través de filtros, la gestión de los catalogadores; y pueden mover, modificar y/o eliminar recursos de manera masiva.
Actualización masiva de recursos:
La modificación masiva de recursos (de su metadata) se hace a través de la interfaz Actualización masiva de recursos. Allí se sube el archivo en Excel, con los datos modificados, se genera una validación con los registros existentes en la base de datos y finalmente se hace la unión.
Gestión de listas:
La gestión de listas se hace a través de la interfaz Gestión de listas, y permite a los gestores definir listas de manera dinámica; de esta manera, se crean listas que, automáticamente, van siendo cargadas por el formulario. Estas listas están homologadas con los términos y los campos semánticos definidos en el tesauro que ha desarrollado el equipo de lenguaje controlado de la Comisión de la Verdad.
2) Catalogadores.
La interfaz para catalogadores permite visualizar los recursos gestionados donde es posible modificar los metadatos (Mis recursos); adicionalmente, a través de esta funcionalidad, los catalogadores pueden crear nuevos recursos y/o fondos (los fondos pueden crearse, pero no eliminarse, ni moverse). La creación de los recursos se hace a través del formulario de carga el cual contiene unas categorías administrativas; unas categorías de nivel analítico para conocer el contenido (descripción o síntesis del producto -video, texto, mapa, etc.-); y unas categorías asociadas con las metas de la institución (por ejemplo, a cuál de los puntos del mandato apunta un producto particular -video, texto, mapa, etc.-).
3) Gestión de formularios.
La herramienta cuenta con una tarea adicional para gestionar formularios de manera dinámica; es decir, desde un usuario administrador, especializado, se pueden agregar o quitar campos de acuerdo con características o necesidades específicas de una institución particular. Esta funcionalidad permite que cada organización defina los metadatos con los que quiere catalogar y clasificar la información que carga.
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