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El equipo de catalogación del Sistema de Información Misional de la Comisión de la Verdad, es el equipo que, con mayor medida, ha utilizado la herramienta; adicionalmente, es el equipo que ayudó en la co-creación del módulo, trabajando de la mano con los ingenieros de desarrollo.
Experiencias: aprendizajes, retos y oportunidades
La labor de catalogación, ha sido una de las labores más importantes dentro de la Comisión de la Verdad en tanto permite disponer y organizar la información que los investigadores necesitan para cumplir a cabalidad con la misión de esclarecimiento. En ese sentido, y según el equipo de catalogadores, el ejercicio práctico de describir y cargar información estructuró una labor esencial dentro del flujo de trabajo que se perfiló en la institución; adicionalmente, y debido a la gran cantidad de información recibida por la Comisión, no solo se estructuró una labor, sino también un equipo interdisciplinar importante.
Apuestas y retos
La información recibida y acopiada por la Comisión de la Verdad ha generado retos importantes en tanto, debido a su diversidad y heterogeneidad, desdibuja los límites de lo que puede, eventualmente, ser una estandarización de datos. En este sentido, y según el equipo de catalogadores, homogeneizar o realizar un trabajo normalizado en la descripción de los datos, se convierte en una labor que conlleva cierto grado de dificultad; dificultad que se acrecienta por el alto volumen de información recibida. Dado este aspecto, y al menos en lo que respecta a los archivos de fuente externa (FAE), solo se han descrito, de manera individual, algunos archivos; el grueso de la información se encuentra descrita a partir de agrupaciones, carpetas gruesas o lo que dentro del módulo de catalogación colaborativa se denomina como fondos.
Ahora, si bien el alto volumen de información manejado por la entidad fue un reto importante para el grupo de catalogadores, también los escenarios cambiantes imprimieron un matiz inédito a todo el proceso de catalogación de la Comisión de la Verdad. En efecto, y de acuerdo con el equipo, primero se pensó en una biblioteca digital, luego en un centro documental (dado que la mayoría de la información estaba asociada con archivos de investigación), y, finalmente, con llegada del Covid-19, se puso sobre la mesa la urgencia de un escenario completamente virtual. Según los catalogadores, mucha información iba a ser resguardada de manera física, sobre todo porque el intercambio con las territoriales se daba de manera física; sin embargo, y con la llegada del virus SARS-CoV-2, no fueron posibles estos escenarios, y se puso sobre la mesa la urgencia de lo digital y los parámetros sobre el acceso y la seguridad de la información: qué información es pública, qué información requiere anonimización, qué información no puede ser pública, entre otros aspectos. Todas estas condiciones cambiantes llevaron al equipo a repensar muchos procesos para definir el sentido de los metadatos y la esencia de la descripción:
Desde el inicio, no se había pensado que todo se iba a hacer en estos medios, y hay unos temas de derechos y accesos para los que tuvimos que dar cuenta porque, inicialmente, otras áreas estaban encargadas. Entonces, al principio era biblioteca digital, luego centro documental de un espacio físico. Nosotros reenfocamos todo, tuvimos que repensar los metadatos y la esencia de la descripción (a dónde le apuntaba para responder a eso). Luego ya no había espacio físico porque llegó la pandemia, ya no podíamos trabajar presencialmente, y, durante tres meses, el intercambio de información con las territoriales, que antes había intercambio físico, quedó cancelado. Ahí tocó volver a repensar todo. Luego nos dimos cuenta que estaba bastante complejo, porque la información que circula dentro de la Comisión de la Verdad es muy diversa...
Todas estas condiciones desembocan en la necesidad de una herramienta a medida para disponer, describir y catalogar toda la información acopiada por la Comisión de la Verdad. De acuerdo con el equipo de catalogadores, el inicio del proceso de co-creación se centró en función de la gestión más básica: cumplir y darles la información a los investigadores; es decir, dado el corto tiempo de la institución, se requería algo rápido y funcional que permitiera cumplir a cabalidad con el objetivo de esclarecimiento.
El tema del legado no ha sido un tema menor; en este sentido, el proceso de co-creación incluyó apuestas para determinar de qué manera disponer la información entregada a la entidad receptora y la ciudadanía en general. En palabras de los catalogadores,
Que la herramienta nos permita recuperar la información de la investigación; aunque hay cosas a las que no se puede acceder, al menos que la gente sepa que los investigadores usaron esa información para sacar sus conclusiones, así no tengan acceso, porque hay mucha información que ni siquiera es de la Comisión, sino de otras instituciones, y tienen muchos años de reserva, y la Comisión no puede llegar a romper con eso… tiene que respetar los acuerdos de entrega y garantizar que se respeten también en el ejercicio de catalogación...
Fuentes internas y fuentes externas
El tipo de información que se catalogó en la Comisión de la Verdad se divide entre fuentes internas y fuentes externas; las primeras en función de toda la producción misional llevada a cabo por la institución, y las segundas en función de toda la información aportada por otras instituciones a la Comisión de la Verdad para el cumplimiento de sus objetivos misionales. De acuerdo con el grupo de catalogadores, para el módulo de catalogación colaborativa se pensaron dos formularios de carga: el formulario para fuentes internas, el cual fue estructurado para que dialogara con los diferentes equipos de la Comisión de la Verdad en función de las metas de la institución (es decir, un recurso se describe de acuerdo con los puntos del mandado con los que se relaciona); el objetivo fue, según el equipo, mostrar a la sociedad qué se hizo y con qué vacíos se queda. El formulario para las fuentes externas, se estructuró en función de la composición de los archivos: de dónde viene la información, de qué forma está organizada, qué actores aparecen en los documentos y cuál es el contenido de los mismos; a diferencia del formulario de fuentes internas, el de externas tiene un tema de gestión debido a que la información que llega es diferente a la que se produce en la institución (un tema de gestión que incluye, entre muchas otras cosas, el asunto de los accesos y los permisos).
La diferencia entre ambas fuentes de información se da no solo por los procesos en sí mismos, sino por el tipo de información y el contenido. Un ejemplo. En el marco de un reconocimiento, se van a recoger o se van a producir documentos de planeación, de asistencia, de organización (quiénes van a estar), contexto, levantamiento de información (por qué ese reconocimiento y qué temáticas); son documentos relacionados con labores que hace la Comisión. En fuentes externas, una documentación que se consultaría en el marco de un reconocimiento sería, por ejemplo, un expediente de Fiscalía sobre ejecuciones extrajudiciales. En este sentido, si bien se procesan de manera similar (y los formularios de carga dentro del módulo son similares en algunos puntos), hay que diferenciar su naturaleza.
Dificultades y aprendizajes
Omeka, el primer software utilizado para los procesos de catalogación, no permitía construir esta estructura de datos debido a que está desarrollado con una estructura de campos ya definidos que van adaptándose según necesidades puntuales. En este sentido, se generó un proceso inverso: no se pensó un esquema de metadatos estructural para el Sistema de Información Misional, sino que a medida que se iba haciendo se iba mirando cómo ajustar las herramientas. El formulario hecho "a medida" permitió hacer los ajustes específicos para que la metadata respondiera a ese esquema estructural que resolviera el problema de la interoperabilidad.
Diálogos interdisciplinares
De acuerdo con este punto, y según el equipo de catalogadores, poder generar un lenguaje común con los ingenieros desarrolladores, implicó la necesidad de construir explicaciones sencillas, en muchas ocasiones con ejemplos visuales, para poder justificar la necesidad o no de un campo dentro del formulario. Adicionalmente, y según reseñan, las directrices sobre cómo estructurar los formularios no recaían únicamente sobre los catalogadores, sino que debían responder a las orientaciones dadas desde la coordinación, a las necesidades de los investigadores y a las orientaciones de los comisionados, lo cual hacía de esta dificultad inicial un reto cada vez más complejo.
Es tener muy claro qué información ellos necesitan para poder hacer lo que necesitamos; usualmente, suelen ser muy visuales: sentarse, explorar la herramienta juntos, hacer mockups manuales (mira este botón tiene que estar aquí de esta manera). Si les explicamos en términos contextuales (todas las decisiones que hay arriba del equipo de catalogadores: coordinación, investigadores, comisionados), que también lo hacemos, muchas veces no queda claro... es difícil transmitir todos estos asuntos en una cosa más pragmática de uno, dos, tres, cuatro, cinco... pero es el reto de comunicación con ellos...
Parte de estas dificultades se debe, entonces, a la idiosincrasia de la Comisión de la Verdad (planear e implementar en la marcha). De esta manera, ir diseñando a medida de las necesidades, sin tener la posibilidad de una etapa de planeación, ha conllevado retos importantes en términos no solo de los flujos de trabajo, como pone en evidencia el equipo de catalogadores, sino también en términos de la comunicación y el diálogo interdisciplinar que se genera al interior de los equipos. En efecto, y según el equipo, si se hubiera tenido la etapa de planeación muchas cosas hubieran sido más sencillas; no obstante, cuando se trata de un proceso de cocreación en la marcha, el diálogo interdisciplinar emerge como única vía para planear y, al mismo tiempo, implementar. En últimas, esta manera de proceder obligó a que cada equipo se pusiera en el lugar del otro; en esa medida, más que una dificultad, es un aprendizaje y una riqueza intrínseca, que no todas las instituciones u organizaciones pueden tener.
Yo creo que es un aprendizaje de parte y parte, porque de parte nuestra hay cosas que uno espera: que el formulario sea rápido, que el gestor validador pueda marcar el registro y decir que ya está validado; y uno quiere que la herramienta le de todo, para que se haga todo perfecto, pero eso no se hace de un día para otro. Nosotros lo entendimos en el proceso… eso puede tomar mucho tiempo. Ellos, los ingenieros, también en el proceso, aprendieron que la gestión de archivos no es simplemente acumular carpetas o guardar información; eso no es suficiente, más si son archivos de derechos humanos que tienen violencias, contenido de víctimas y de otros actores, datos que necesitan protegerse. De esta manera, ellos han aprendido la experiencia más mixta entre social y ciencias de la información, que no es nada fácil; y también nosotros hemos aprendido cuál es la labor de un desarrollador…
Logros y posibilidades que presenta la herramienta
Al principio, antes de que hubiera una implementación de Omeka, la catalogación se realizaba a través de archivos en Excel. Este proceso, según el equipo de catalogadores, presentó un flujo de trabajo lento e impreciso debido a que, en lo que respecta a los archivos de fuente interna, no se generaba una real apropiación por parte de los equipos, quienes empezaron a ver la tarea como una labor innecesaria, y no como una labor que permitía disponer la información de manera ordenada para ser consultada y recuperada. En este sentido, uno de los mayores logros de la herramienta, según el equipo, fue la posibilidad de que las diferentes áreas de la institución se apropiaran de la tarea permitiendo que la información pudiera circular de la mejor manera por el motor de búsqueda de la Comisión de la Verdad.
Una cosa es que tú le muestres a una persona que va a describir la información en un Excel, y otra cosa es que le muestres la herramienta, que es un buscador y le digas: ya está la herramienta, mira el formulario, te vas a loguear, tienes tu perfil, tienes un lugar donde ves lo que has cargado, puedes hacer correcciones de eso, tus compañeros van a poder consultar esa información, otras áreas pueden consultar esa información en el catálogo. Eso es otra cosa...
Adicionalmente, y gracias a la herramienta, la labor de catalogación, descripción e indexación se facilita debido a que los campos están estandarizados, existen listas construidas a través de un vocabulario controlado, y la seguridad de la información se garantiza dados los niveles de acceso que pueden determinarse para cada tipo de archivo; ahora bien, la posibilidad de integrar un vocabulario controlado, por ejemplo, permite la articulación de los equipos en función de entender cómo se está haciendo el trabajo, cómo se está entendiendo el conflicto. Es de esta manera, que la herramienta se convierte en un eje de referencia para todas las personas: cuáles son las metas, cuáles son los productos, cuáles son los temas, cuáles son los avances de otros equipos; en últimas, la herramienta permite fortalecer el trabajo colaborativo.
Todos estos procesos convergen en el logro más grande: ayudar en el cumplimiento de uno de los objetivos misionales de la Comisión de la Verdad; en efecto, es a través de los catálogos que los investigadores lograron llegar a mucha información importante para la investigación, información que, de no estar ordenada, no hubiera podido consultarse de manera adecuada, estaría dispersa y no se tendría la trazabilidad de cómo los diferentes grupos de investigación hicieron su labor.
Catalogación colaborativa
El proceso de catalogación colaborativa implica la posibilidad de que otras áreas puedan colaborar con la catalogación y la descripción; es decir, permite que la catalogación no sea una labor única de catalogadores. La herramienta facilitó la catalogación colaborativa haciendo que fuera una labor mucho más fructífera, dada la estandarización y las posibilidades ya señaladas en el párrafo anterior. No obstante, la catalogación colaborativa se convierte en una dificultad si se piensa en una organización donde sus áreas no están estructuradas o estables, como ha sido el caso de la Comisión de la Verdad.
Aportes a la ciudadanía
Según el equipo de catalogadores, la herramienta permite que todo lo que se recolectó y produjo para el esclarecimiento dentro de la Comisión de la Verdad, quede disponible para la consulta por parte de la ciudadanía (con restricciones y limitaciones por el tema de los accesos). Este es, según el equipo, el aporte más grande, ya que la gestión de la información no solo se reduce a agruparla y organizarla en fondos y/o carpetas, sino también en cómo la institución puede llevar esto a la ciudadanía para que se siga comprendiendo qué es lo que pasa con el conflicto en Colombia. Es un aporte archivístico y científico, que integra no solo la perspectiva de investigación, sino que incorpora también la perspectiva de las comunidades, ya que el eje central de la investigación fueron los testimonios tomados de las víctimas. En este sentido, y siguiendo el relato de los catalogadores, tener un lugar para la información y, más allá de eso, tenerla organizada, puede, eventualmente, facilitar la labor de historiadores e investigadores, y facilitar los procesos judiciales y legales de las víctimas y la ciudadanía en general.
Es impresionante que podamos decir: pusimos un granito de arena para que el legado de la Comisión permita recuperar toda esa información que se produjo y se recolectó. Tener eso, y el aporte específico nuestro, tener eso catalogado y organizado, permite garantizar el derecho a la verdad al país. No es suficiente lo que haga la Comisión de la Verdad para resolver todos los conflictos que hay, porque el conflicto tiene muchas formas, pero, por lo menos, en el plano del acceso a la información, que es en el área en la que nosotros trabajamos, creo que sí le aportamos bastante a que ese derecho a la verdad sea en algún momento posible. En otras palabras, este ejercicio sí se convierte en un insumo primordial para avanzar en la transformación del conflicto...
Expectativas
Es importante que siempre exista una política de preservación a largo plazo. La tecnología es cambiante, por tanto, es necesario que siempre haya un grupo de profesionales que, de manera permanente, nutran los procesos a partir de los nuevos conocimientos que sobre las tecnologías de la información vayan emergiendo. La vulnerabilidad, en escenarios digitales, es mayor; es por ello que se requiere de un acompañamiento permanente que evite que el sistema quede caduco o que la información se pierda por una mala actualización. De igual manera, es importante que el ejercicio de descripción y catalogación perdure, porque de lo contrario se puede cargar mucha información, con todos los parámetros de archivo resueltos, pero no con parámetros de descripción que permitan fácilmente su recuperación y su comprensión (gestión del conocimiento); no todo puede ir por carga masiva, siempre debe haber un ser humano corrigiendo datos. Este enlace entre archivar en carpetas y hacer gestión del conocimiento es uno de los puntos que el equipo de catalogadores resalta como más importante, ya que se ubica en la base misma de la estructura que todo sistema de información debería tener.
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